Digitales Bücherchaos

In den letzten Tagen habe ich mir einige Gedanken darüber gemacht, wie ich meine Sammlung von digitalen Fachbüchern und -artikeln organisieren kann. Diese fand ich (meist kostenlos) im Netz und speicherte sie dann auf meinem PC ab. Manche Bücher habe ich mir nur als Lesezeichen im Browser gespeichert und mich dann mitunter hinterher geärgert, wenn der Anbieter die Datei aus dem Angebot genommen hat oder die Serverstruktur geändert hat und der Link ins Leere führte. Herunterladen ist wohl doch die bessere Lösung.

Mit jedem weiteren Buch fiel es mir jedoch schwerer, den Überblick zu behalten. Ich wollte meine Sammlung ein wenig systematischer gestalten. Wichtig erschien mir:

  • Bücher und Artikel müssen leicht zu finden sein.
  • die Dateien sollten im besten Fall automatisch gesichert sein, so dass es im Falle eines Datenverlustes ein Backup gibt.
  • Duplikate sollen nach Möglichkeit vermieden werden.
  • Es sollte Zugriff von möglichst vielen Geräten möglich sein.

Um eine große Anzahl von Möglichkeiten der Organisation zu finden, habe ich hierzu auch das #Twitterlehrerzimmer befragt. Im Grunde wurden in der Hauptsache drei Wege benannt:

  • Organisation mittels spezieller Programme (z.B. DevonThink oder Citavi)
  • Verwendung von Notizbüchern wie OneNote oder Evernote
  • Verwenden einer Ordnerstruktur innerhalb von Cloud-Speicherdiensten

Von Variante 1 habe ich erstmal Abstand genommen, weil die vorgeschlagenen Programme meist auf ein bestimmtes Betriebssystem beschränkt waren und ein Zugriff über Gerätegrenzen hinweg schwierig oder kaum möglich ist. Näher angesehen habe ich mir daher Variante 1 und 2, zudem habe ich eine dritte Variante ergoogelt und ausprobiert.

OneNote


OneNote ist schon längst kein bloßes Notizbuch mehr, sondern ein recht mächtiges und gleichzeitig universell einsetzbares Tool, welches sich auf zahlreichen Endgeräten nutzen lässt. Innerhalb von OneNote lassen sich Dateien einbetten und somit auch PDF-Dokumente. Jene können jedoch nicht nur abgelegt werden, sondern auch als „Ausdruck“ direkt auf eine Notizseite eingebunden werden. Dadurch kann die PDF-Datei innerhalb einer OneNote-Seite gelesen werden, ohne dass man sie noch vorher mit einem externen PDF-Reader öffnen müsste.

Einschränkend muss jedoch erwähnt werden, dass die einzelnen Seiten des PDF-Dokuments als Grafik eingebunden werden. Der Text lässt sich nicht markieren und mit Copy&Paste weiterverarbeiten.

Allerdings spielt OneNote auf dieser Weise eine weitere große Stärke aus: die PDF-Dokumente
können direkt mit Notizen versehen werden, die entweder über einen Stylus oder mit Maus und Tastatur eingetragen werden. Sogar Sprachnotizen ließen sich diktieren und einbauen.

Die Bücher und Artikel können in OneNote in verschiedenen Abschnitten und innerhalb der Abschnitte auf verschiedenen Seiten sortiert werden. Auf diese Weise können Bücher zum Beispiel nach Themengebieten sortiert aufbewahrt werden. Neben den PDF-Dateien und -Ausdrucken können auf den Seiten auch Schlagwörter angegeben werden, über die sich die Bücher dann auch wiederfinden lassen. Über die in OneNote integrierte Suchfunktion lassen sich Informationen dann nicht nur nach Autor und Buchtitel suchen, sondern auch über Schlagwörter oder via Volltextsuche auch nach Wörtern aus dem Inhalt der Bücher oder Artikel. Die Darstellung der Suchergebnisse ist jedoch eher bescheiden: Alle Notizbuchseiten, auf denen das Suchwort gefunden wurde, werden in einer nicht-sortierbaren Liste untereinander angezeigt.

Das Einsortieren der PDFs auf Notizbuchseiten führt natürlich dazu, dass man die Dateien nicht mehr auf der Ebene des Dateisystems zur Verfügung hat. Ich bin es seit Beginn meiner PC-Zeit Anfang der 90er-Jahre gewohnt, dass Dateien in Ordnern stecken und Ordner wieder in Ordnern. Ich kann Dateien (bei Bedarf) nach bestimmten Kriterien filtern und gebündelt an einen anderen Ort verschieben (z.B. auf einen Stick verschieben). Dies geht bei der Verwendung von OneNote nicht mehr. Wenn ich mehrere Bücher herauskopieren will (um sie z.B. an eine KollegIn zu geben), dann muss ich alle Bücher einzeln „anfassen“ und händisch auf einen Stick kopieren. (ich könnte natürlich auch die entsprechenden Seiten in OneNote freigeben … aber mitunter muss es ja doch noch der gute alte Stick sein)

Dies alles klingt wirklich super und hat mich sehr überzeugt … bis ich dann mal nachgesehen habe, wie groß denn so ein Notizbuch wird. Mein Beispielnotizbuch auch 4 Büchern mit insgesamt 500 Seiten war leider ca. 450MB groß. Hochgerechnet auf mein Archiv, welches ich gerne integriert hätte, wäre das Notizbuch am Ende auf eine deutlich zweistellige GB-Größe angewachsen. Insbesondere für die Verwendung auf mobilen Endgeräten erscheint mir dies wenig sinnvoll. Ein weiterer Punkt: OneNote speichert seine Notizbücher bei OneDrive. Dort sind nur 5GB Speicher frei. Ich habe durch ein O365-Abo zwar derzeit 1 TB Speicher, aber durch ein großes Fachbucharchiv wäre ich dann langfristig an Microsoft gebunden.

Halten wir also einmal fest:

VorteileNachteil
auf vielen Geräten verfügbarriesiger Speicherbedarf (bei Nutzung des „Ausdruckens“
kostenlos
PDFs lassen sich integrierenDarstellung von Suchergebnissen nur bedingt übersichtlich
Verschlagwortung möglichKein Zugriff auf die Bücher auf Ebene des Dateisystems
einfach handhabbar
Texte annotierbar (auch über Geräegrenzen hinweg)

Cloudspeicher

Die Verwendung von Cloudspeicherdiensten (bzw. einem NAS) entspricht ja weitgehend der Sortierung auf der heimischen Festplatte. Bei der Verwendung der Cloud sind die Dateien dann aber automatisch auch auf anderen Geräten bzw. über den Browser abrufbar. Bei der Verwaltung der Daten sollte man sich zu Beginn sehr gut überlegen, nach welchem Schema man die Dateien benennt (Autor – Titel.pdf ??) und nach welcher Systematik man die Ordnerstruktur aufzieht (Oberthema -> Unterthema -> Datei ??). Bei der thematischen Sortierung wird es dann schwierig, wenn ein Buch in zwei Themenbereich passen würde. Wohin kommt das Buch „Tablets im Deutschunterricht“?? Aber das „Problem“ gibt es ja mit analogen Büchern in jedem Bücherregal.

Bei der Suche nach Büchern hilft dann die integrierte Suche des Dateisystem bzw. des Cloudanbieters. Schön ist auch hier, dass zumeist auch der Inhalt der PDF-Datei mit durchsucht wird. Die Suchergebnislisten lassen sich in der Regel auch sortieren und weiter filtern, so dass ein gesuchtes Buch schneller gefunden werden kann.

Annotationen innerhalb der Dateien sind nur mit einem entsprechenden PDF-Reader möglich. Diese werden dann aber (sofern unterstützt) auf allen Endgeräten angezeigt. Das Anlegen von Schlagwörtern ist jedoch deutlich schwieriger, weil z.B. der Windows-Dateimanager solche Schlagwörter nicht untersützt.

Folglich sieht es bei dieser Variante so aus:

VorteileNachteile
auf vielen Geräten verfügbarkeine Verschlagwortung
kostenlosTexte können nur mit zusätzlichen Programmen annotiert werden
einfach handhabbar
recht umfangreiche Suchfunktion

Calibre und BicBucStriim

Bei meiner Recherche stieß ich auch auf das Programm „Calibre„. Calibre ist ein OpenSource-Programme zur Verwaltung von Ebook-Sammlungen. Es unterstützt zahlreiche Betriebssysteme und Dateiformate und ist daher äußerst flexibel in der Anwendung. Gleichwohl sollte man ein wenig Einarbeitungszeit einplanen, wenn man zum ersten Mal mit dem Programm arbeitet.

Das Programm liest die Quelldateien ein, ordnet sie der Datenbank zu und erfasst dabei verschiedene Metadaten (Autor, Titel, Reihe, ISBN-Nummer, Titelbild, Schlagwörter, usw.). Gleichzeit wird die Datei dann aufgrund der Metadaten in einer Ordnerstrutkur einsortiert. Calibre bietet dabei viele Funktionen, Vorlagen, Automatiken, Konvertierungen usw. an. Ich habe das Programm vermutlich erst zu 10% durchdrungen, allerdings tut es schon jetzt das, was ich gerne möchte: Es liegt eine Datenbank an, über die ich die Bücher schnell wiederfinden kann.

Die Suchfunktion ist deutlich komfortabler als bei den Varianten 1 und 2: Es lassen sich gezielt Bücher von bestimmten Autoren und/oder Schlagworten filtern. Was jedoch leider nicht geht: bei der Suche den Inhalt der PDF-Datei mit einbeziehen. Hier müsste man dann wieder auf die Ebene des Dateisystems zurück (also den Ordner der Datenbank aufsuchen und dort über die Dateisystemsuche starten). Das ist umständlich, aber ggf. zu verschmerzen.

Die Ordnerstruktur habe ich auf meinem NAS abgelegt, so dass die Bücher darüber nun auch automatisch gesichert werden. Denkbar ist aber auch die Ablage in einem Cloudordner, so dass die Datenbank dann auch auf mehreren Rechnern verfügbar ist.

Ja, richtig, Calibre setzt einen „Rechner“ voraus, als einen Computer auf dem wahlweise Windows, Mac OS oder Linux läuft. Mit einem mobilen Endgeräte kommt man also erstmal nicht weiter. Allerdings bin ich mit ein bisschen Suchen auf das fantastische BicBucStriim gestoßen. Dahinter verbirgt sich ein kleines Tool, welches man sich auf dem lokalen Webserver des NAS installieren kann. Dadurch wird die (ebenfalls auf dem NAS befindliche) Datenbank von Calibre über den Webbrowser zugänglich gemacht, so dass man von jedem Gerät und jedem Ort der Welt auf seine Datenbank zugreifen kann.

Ich gebe zu, dass die Einrichtung ein wenig fummelig war. Zuerst muss der Webserver des NAS in Bewegung gebracht werden, dann Zugriffe vom Webserver auf die Datenbank ermöglicht werden und schließlich die Software eingerichtet werden, aber nach etwas Basteln war es dann soweit: es funktionierte. Man findet auch einige sehr hilfreiche Anleitungen hierzu im Netz.

Nun kann ich von jedem mobilen Gerät aus in der Datenbank suchen. Habe ich ein passendes Buch gefunden, kann ich es mir direkt auf mein Gerät herunterladen. Dies klappt übrigens auch mit Ebook-Readern, da BicBucStriim das OPDS-Protokoll unterstützt. Leider gibt es keine Möglichkeit, ggf. geänderte PDF-Dateien (z.B. durch Hinzufügen von Kommentaren oder Lesezeichen) wieder hochzuladen und somit zu synchronisieren. Dies hätte ich nur, wenn den Calibre-Ordner des NAS über die entsprechenden Apps des Herstellers mit meinem Endgerät synchronisiere, wobei mir dann wieder die Anbindung an die Datenbank fehlt. Es ist also nicht zu 100% optimal, aber für mich eine bessere Lösung als die bloße Verwaltung einer Ordnerstruktur in der Cloud.

In Kurzform:

VorteileNachteile
auf vielen Geräten verfügbarerfordert Einarbeitung und Einrichtungszeit
kostenlosTexte können nur mit zusätzlichen Programmen annotiert werden
Verschlagwortung möglich
umfassende Such- und Sortierfunktionen

Fazit

Ich werde in den kommenden Wochen die Calibre-Lösung testen. Dabei werde ich mir einen Workflow zurechtlegen, mit dem ich neu gefundene Dateien in die Datenbank integriere. Vielleicht stoße ich dabei auch noch auf ein paar versteckte Funktionen von Calibre, die die Arbeit noch weiter erleichtern.

Bei der Auswahl eines passenden Systems können natürlich auch noch weitere Faktoren eine Rolle spielen. Wenn zum Beispiel kollaborativ mit einer Datenbank gearbeitet werden soll (z.B. innerhalb eines Kollegiums), dann ist OneNote oder die Cloudvariante klar überlegen, da hier zahlreiche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bereits integriert sind.

Anregungen und Hinweise sind gerne gesehen!

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4 Antworten

  1. Anja Heininger sagt:

    Hallo!
    Ich bin seit Jahren mit Evernote vollkommen zufrieden und ich habe Mittlerweile zigtausende Artikel, pdfs, word-files, pages-files und und und….. dort abgespeichert. Man kann sie wunderbar beschlagworten, in Ordner sortieren, aber Evernote macht auch immer eine Volltextsuche. Kann ich wirklich nur empfehlen. Auch das Teilen von Ordnern mit andren Personen macht die Arbeit mit KollegInnen einfach, aber auch die Verwaltung von privaten Dokumenten innerhalb der Familie.
    Lg Anja

  2. Stephan sagt:

    Ich kann Anjas Kommentar nur bestätigen. Wenn man konsequent Tags setzt, ist das Wiederfinden wirklich einfach. Evernote bietet darüber hinaus drei weitere große Vorteile:
    Evernote gibt es für alle Betriebssysteme, für Tablets und (für Schule wichtig) als Browseranwendung. Um die Synchronisation muss ich mich nicht kümmern, alle Daten liegen online. Wenn ich weiß, dass ich keine Internetanbindung habe und trotzdem mit bestimmten Daten arbeiten muss, kann ich sie vorher lokal speichern.
    Wichtige Daten kann ich über eine Exportfunktion sichern. Ich erhalte dann entweder eine „.enex“-Datei, die für Evernote bestimmt ist oder eine html-Datei, die ich in jedem Browser lesen kann.
    Der dritte Punkt ist zunächst mal auf die Apple-Welt beschränkt, einfach weil ich nicht weiß, ob das in Windows oder anderen Systemen auch existiert. Man kann Evernote einfach in den Browser einbinden. Ich habe eine kleine Schaltfläche, die dafür sorgt, dass Webseiten oder Bestandteile davon (wie zum Beispiel ebooks) in Evernote übernommen werden. Ich kann dabei schon das Notizbuch auswählen und die Tags setzen. Dazu muss ich Evernote nicht einmal öffnen. Das funktioniert mit dem Mac auch mit Mails. selbst erstellten Dateien usw.
    Mein Tipp daher: Probiere auch mal Evernote aus, du musst ja nicht gleich die Pro-Version verwenden.

    • Herrn Emrich sagt:

      Danke für Eure Hinweise zu Evernote. Ich werde mal einen Blick hineinwerfen. Allerdings wird man um einen Premiumaccount nicht herumkommen … und 7€ pro Monat sind echt knackig …

  3. Stephanie Schmid sagt:

    Ich nutze das Calibre für meine E-Book sammlung.
    Was ich mag, ist dass man Metadaten über das Pdf oder über das Buch erstellen kann. Dort schreibe ich jeweils eine kleine Inhaltsangabe hinein.
    Danach kann man die Dateien mit den Metadateien auf den e-Book-Reader laden. Wenn ich dann mit dem Reader unterwegs bin kann ich die Metadaten der einzelnen Bücher aufrufen und seh dann gleich, um was es bei dem Buch geht.
    Vielleicht wäre das auch für dich etwas?

    Liebe Grüsse

    Steffi

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