Wohin mit all unserem Wissen?

Da ja nun Ferien sind und man endlich wieder Zeit für andere Dinge hat außer Zeugnisse, Klassenbuch und Klasse für die Grundreinigung ausräumen, habe ich einmal damit begonnen, mir ein paar Gedanken zum Thema „Wissensmanagement an Schulen“ zu machen. Klingt vielleicht recht hochgestochen, aber es geht mir eigentlich um die Frage: Wie kann das „im Kollegium vorhandene Wissen“ so gesammelt und organisiert werden, dass Arbeitsabläufe an der Schule besser/effektiver ablaufen?

Da ich selbst an einer Grundschule unterrichte und auch meine sonstigen Kontakte eher auf Grundschule beschränken, möchte ich mich besonders auf die Gegebenheiten an dieser Schulform beziehen. Von den Arbeitsabläufen an weiterführenden Schulen ist mir zu wenig bekannt, um hier sinnvolle Aussagen treffen zu können.

Was meint der gute Herr Emrich mit „im Kollegium vorhandenen Wissen“? Eigentlich alles, was an Abläufen, Absprachen, Beschlüssen, Protokollen, … vorhanden sind. Dinge über die eigentlich jeder Bescheid wissen müsste oder zumindest wissen sollte, wo er/sie nachschlagen kann, um sich selbst weiterhelfen zu können. Vieles von diesem Wissen ist irgendwann mal auf Papier festgehalten worden und schläft seither in einem der vielen Ordner, die vielleicht im Lehrerzimmer oder Schulleiterbüro stehen. Vielleicht gab es sogar mal ein Handout dazu, dass jetzt zwischen Mandalas und Suchseln in den Ordnern des heimischen Arbeitszimmers abgelegt ist. Einiges Wissen ist vielleicht nie wirklich aufgeschrieben worden. „Das Sportfest bereitet doch immer Fr. Hinnerksen vor, die weiß schon Bescheid.“ Dumm nur, dass Fr. Hinnerksen auf unbestimmte Zeit krankgeschrieben, in Elternzeit oder gar versetzt worden ist. Da muss das neu gegründete Planungsteam jetzt völlig von Neuem anfangen. Ich denke es wird deutlich, dass aufschreiben und für die Nachwelt festhalten sinnvoll ist. Nur wo werden diese Unterlagen abgelegt? Auf dem heimischen PC? Da helfen sie den Kollegen recht wenig, außer man freut sich über gelegentlichen Besuch. Dann wohl doch in die Ordner in der Schule abheften. So kann ja eigentlich jeder Kollege darauf zugreifen. Sogar die vielen neuen Kollegen, denn eigentlich kommt jedes Schuljahr mindestens ein Lehrerwechsel vor. Da müssen sich die Neuen eben durch die Ordner kämpfen. Auf die meisten Unterlagen muss man ja zurückgreifen, wenn man Unterricht vor- oder nachbereitet: Konzepte, Vorlagen für Förderpläne, Beschlüsse und Absprachen. Schön, wenn das alle fein säuberlich in Ordnern in der Schule abgeheftet ist. Wo bereitet man nochmal seinen Unterricht vor und nach? Richtig, zu Hause, da in der Schule in der Regel kein adäquater Arbeitsplatz für alle Kollegen zur Verfügung steht. Das war es dann auch mit der guten Idee bzgl. der Ordner. Schade.

Ich denke nicht nur mir fällt es im Arbeitsalltag immer wieder auf, dass es in der Schule phasenweise furchtbar uneffektiv läuft. Abläufe und Absprachen, werden zwar in Konzepten festgehalten, aber diese sind dann fein säuberlich in Ordnern abgeheftet und irgendwo abgestellt. Neue Kollegen wissen davon natürlich erstmal nix und müssen sich erstmal durchfragen, wie die Abläufe in der Schule sind. Dann sind mit bestimmten „Spezialaufgaben“ Kollegen betraut, die zwar selbst sehr gut Bescheid wissen, aber eben nur sie. Wenn diese Kollegen dann die Schule verlassen oder aus Gründen ausfallen, dann steht man erstmal dumm da und weiß nicht, wen man Fragen kann.
Aber auch anderes Wissen muss ja irgendwie archiviert und genutzt werden: Konferenzprotokolle und -beschlüsse, Materialbestandslisten oder häufig genutzte Dokumenten wie Elternbriefe zur Klassenfahrt oder der Ablauf der Elternabende. In einer kleinen Prezi habe ich mal festgehalten, welches Wissen man so alles verfügbar machen könnte bzw. müsste. Ergänzungen sind gerne willkommen.

http://prezi.com/xrlxotrse2mz/?utm_campaign=share&utm_medium=copy

Daher nun meine große Frage: Wie wird das bei euch an den Schulen gehandhabt? Gibt es da besondere „Systeme“ oder Abläufe, oder wird einfach alles auf Papier und in Ordnern festgehalten und gelangt nur bei Bedarf in die Hände der Kollegen?

Kommentare (8) Schreibe einen Kommentar

  1. emrich

    Durch einen Kommentar in einem Forum bin ich auf folgende Seite gestoßen: http://www.dokumentationsmanager.de/

    Hier wird ein Dokumentationssystem auf Basis Typo3 angeboten. 270€ soll dies im Jahr kosten. Eine Beispielschule kann man sich hier ansehen: http://www.onlineqmh.de/

    Auf den ersten Blick nicht schlecht. Es scheint zum archivieren von Schulwissen ganz gut geeignet zu sein. Fraglich ist, ob auch kollaborativ an der Wissensbasis gearbeitet werden kann, oder ob für die Erstellung der Inhalte ein kleiner Kreis von Administratoren zuständig ist.

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  2. Ich frage mich, ob es tatsächlich eines Dokumentationsmanagers bedarf. Wie wäre zum Beispiel eine Dropbox, auf der alle aktuellen Informationen verfügbar sind, die vorher kollaborativ zusammengetragen wurden?

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    • emrich

      Das ist mit Sicherheit richtig. Bei der Verwendung von Owncloud könnte man sogar noch einige weitere Dienste einbinden (Kalender, Adresskartei, …).
      Da ich selbst nicht die Dropbox nutze: Wird dort eine Volltextsuche auch bzgl. des Dokumenteninhalts angeboten? Oftmals sucht man ja eine bestimmte Info, ohne zu wissen, in welchem Dokument sie versteckt ist. Bei OneDrive liefert die Suchfunktion nur Ergebnisse bzgl. der Dateinamen, nicht aber bzgl. des Inhalts.

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      • Leider erschließt die dropboxeigene Suche keine Inhalte. Da man aber die Dateien auch auf seinem Computer haben kann, können über die computereigene Suche Inhalte erschlossen werden.

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  3. Bei uns gibt es jedes Schuljahr einen sehr regen Wechsel im Kollegium (Auslandsschule) und daher ist es absolut essentiell, alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu sammeln.

    Wir arbeiten daher seit 3 Jahren mit google drive und haben über google sites eine Art Forum/Kommunikationsplatform, in der die Dokumente alle in entsprechenden Kategorien verlinkt werden.

    Zuerst befinden sind dort alle allgemeinen Informationen (Policies), sozusagen die Schulregeln für Eltern, Lehrer, Schüler. Dann Dokumente zu den schulinternen Abläufen und die nötigen Dokumente dafür (Krankmeldung, Material Bestellungen, etc).

    Alle Elternbriefe müssen dort von den Lehrern (in die Kategorie der entsprechenden Klasse) hochgeladen werden, sowie alle Dateien die Events an der Schule betreffen (auch darüber die Elterninformationen etc).

    Es ist ein zusätzlicher Arbeitsaufwand für die Lehrer, hilft aber sehr wenn neue Kollegen kommen und auch bei Meetings hilft es ungemein, wenn jeder Zugriff auf alle Dokumente hat.

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  4. Dropbox?! Ich krieg die Krise!! Was muss eigentlich noch alles passieren, damit man diesen NSA-Diensten den Rücken kehrt?

    Snowden warnt (wieder mal) vor Dropbox: http://www.spiegel.de/netzwelt/web/a-981740.html

    Bedenken sollte man, dass es sich bei Schuldokumenten um datensensitive Dateien handelt, die vor der Speicherung bei einem privaten US-Anbieter (Wie kommt man nur auf eine so fahrlässige Idee?!) mit Sicherheit einer Genehmigung des Dienstherren bedürfen! 😉

    Ich denke, Florian, kollaboratives Arbeiten an online-Dokumenten in (Grund-)Schulen ist zwar gut gemeint, steckt aber noch in den Kinderschuhen. Es wird immer nur eine sehr, sehr kleine Zahl an Kolleginnen nutzen.

    Ich habe diesbezüglich schon einmal überlegt eine Mischung aus verschlüsseltem Etherpad und Owncloud einzusetzen, den Gedanken dann aber aufgrund anderer Prioritäten aufgegeben. Allerdings denke ich mir, dass die Strukturierung von Abläufen etc interessanter ist für mittelgroße und große Schulen. An „meiner“ Schule mit ca. 13 Leuten an Personal funktioniert vieles schneller per Flurfunk. 😉

    Marek

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  5. Florian, schaue dir mal das neueste Owncloud an. Da geht auch gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten wie in einem Etherpad. Mag sein, dass das auch schon vorher ging, aber ich teste OC mal wieder seit Version 3.x und damals ging es, glaube ich, noch nicht.

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  6. Pingback: Schul-Wiki | Herrn Emrich schreibt

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